Kulmakivet muutoksen johtamisessa: perustele, sytytä, kannusta ja valtuuta

Onnistunut muutos tarvitsee tuekseen sekä rationaalia ajattelua että myönteisten tunteiden voimaa. – Kun uudistuksen tarve on ensin perusteltu organisaatiolle, on tärkeää huolehtia, etteivät mielikuvat muutoksesta ala kehittyä itsekseen ja sattumanvaraisesti, neuvoi Poweria työelämään -hankkeen loppuseminaarissa puhunut Maria Ekroth.

​​​​Skills Finlandin toiminnanjohtaja Ekroth on tapahtumatuotannon, järjestötyön ja tunnejohtamisen kokenut ammattilainen. Hän johdatti kuulijat muutoksen vaiheisiin ja kertoi käytännönläheisin esimerkein mielikuvien voimasta muutoksen toteuttamisessa.

– Uudistusten toteuttaminen pitäisi aina aloittaa vastaamalla kysymykseen miksi. Henkilöstön ja muiden osallisten mukaan saaminen sujuu paljon paremmin, kun heille perustellaan, miksi on tarpeen muuttaa jotain, johon on totuttu, hän pohjusti.

Maria Ekroth otti esimerkiksi Poweria työelämään -ratkaisupajassa lokakuussa esiintyneen metalliyritys Puristeteoksen Kangasalta, joka on onnistuneesti digitalisoinut toimintatapojaan ja varastologistiikkansa.

– Puristeteoksessa tarve uudistukselle syntyi, kun työntekijöillä ei ollut ajantasaista tietoa varastomääristä. Kun asiakas soitti kysyäkseen tavaraa, määrät täytyi käydä joka kerta tarkastamassa. Tehottomuutta synnyttivät myös epätietoisuus töiden tärkeysjärjestyksestä ja organisoinnista.

Muutos oli siis tarpeellinen, mutta se täytyi ensiksi myydä työtekijöille. Keinona olivat keskustelut: Mitä hankaluuksia olette havainneet varastologistiikassamme ja työn organisoinnissa? Miten asioita voisi kehittää?

– Keskustelujen viesti on, että olette tärkeitä ja työntekijöinä itse asiassa avainroolissa asiakasprosessissa ja on tarpeen miettiä avuksenne työkaluja. Näin työntekijöille syntyy mielikuva arvostuksesta, kuuntelusta ja mahdollisuudesta vaikuttaa omaan työhönsä, Ekroth perusteli.

Lue Puristeteoksen koko tarina

Kahdeksan askelta muutokseen

Maria Ekroth esitteli Harvard Business Schoolin muutosjohtamisen asiantuntijan John Kotterin kahdeksan kohdan muutosaskeleet, jotka ovat:

1. Tärkeintä on, että ihmiset ymmärtävät, miksi muutos tehdään.

2. Perusta muutosta ohjaava ydintiimi. Jonkun on opeteltava esimerkiksi käyttöön otettava uusi digitekniikka ensimmäisenä.

3. Laadi muutokselle visio ja strategia. Löydä uudistuksesta uusia mahdollisuuksia.

4. Viesti muutosvisiosta jatkuvasti. Pidä palavereja säännöllisesti esimerkiksi viikoittain.

5. Valtuuta henkilöstö vision mukaiseen toimintaan. Anna jokaisen toteuttaa muutosta omalla vastuualueellaan.

6. Varmista lyhyen aikavälin onnistumiset, innosta ja pidä yllä hyvää mieltä.

7. Vakiinnuta onnistumiset ja toteuta lisää muutoksia. Perusasiat hallitseva näkee uusia mahdollisuuksia ja voi siirtyä seuraavalle tasolle.

8. Juurruta uudet toimintatavat yrityskulttuuriin.

Maria Ekroth on johtanut Lastenklinikoiden Kummit ry:tä ja Suomen Reumaliittoa ja toteuttanut urallaan useita muutoksia. Hän korosti, että uudistuksissa johto tarvitsee tunne- ja empatiataitoja. – Luokaa luottamuksen ilmapiiriä, jossa uskaltaa myös sanoa, ettei osaa tai jaksa.

Muutosta ohjaavaan ydintiimiin Ekroth neuvoi valitsemaan organisaation edelläkävijöitä ja varhaisia omaksujia.

– Kaikissa organisaatioissa on henkilöitä, jotka innostuvat nopeasti uusista asioista ja osallistuvat mielellään kehittämiseen. Yleensä heistä löytyy parhaat partnerit alkuvaiheeseen. Heidän lisäkseen tarvitaan tuki-ihmisiä.

Innostuksen ilmapiirin luomiseen kannattaa paneutua tosissaan.

– Jos kehitystyötä tekevä ydintiimi ei ole innoissaan, miksi muutkaan syttyisivät? Keskittykää tähän, hankkikaa asiantuntijatukea, parhaita kokemuksia ja käytänteitä vaikkapa hienosta Pover-verkostostanne. Kannattaa harkita myös vaihtoehtoa, jossa muutos toteutetaan toisen yrityksen kanssa yhteisprojektilla tai yhdessä ideoimalla.

Tässä vaiheessa tarvitaan myös näkymän kirkastamista tulevaisuuteen.

– On luotava pitkän linjan visio, mihin olemme menossa ja mitä olemme esimerkiksi viiden vuoden kuluttua sekä viestittävä kuva selkeästi organisaatiolle. Visio ja eteneminen esitetään niin selkeästi, että kaikki varmasti ymmärtävät. Jos mahdollista, kutsukaa vierailulle henkilöitä, jotka ovat tehneet samantapaisen muutoksen. Vertaiskokemukset ovat monesti tehokkaampia kuin johtajan vakuutukset.

Muutosvastarintaa näkyvissä?

Muutoksen etenemisestä on viestittävä säännöllisesti ja seurattava samalla organisaation mielialoja.

– Jos muutosvastarinta on jäätävää, selvittäkää, mistä on kyse. Organisaatioissa kulkee monesti työntekijöiden kesken narratiiveja, tarinoita, jotka voivat alkaa elää omaa elämäänsä. Tarina voi olla esimerkiksi sellainen, että johto ei kerro kaikkea.

– Tämän ajatuksen taustalla on mielikuva, että johto tietää täsmälleen, mitä yritys on vaikkapa viiden vuoden päästä. Tosiasiahan on, että vaikka organisaatiolla on visio, kurssia sitä kohti korjataan koko ajan, kokeillaan ja joskus erehdytäänkin. Johdon on ymmärrettävä sanoa, ettei se tiedä kaikkea, välillä on ehkä peruutettava, ja että kehittäminen on juuri tällaista.

Vastustuksen taustalla voi olla pelkoa: olenko tarpeeksi hyvä, selviänkö tästä?

– Vahvistakaa tunnelmaa, että nyt kaikki opettelevat, kukaan ei osaa vielä, mutta hankitaan tarvittaessa apua. Ketään ei jätetä yksin.

Ekroth muistutti antamaan työntekijöille vapauksia toteuttaa muutosta itsenäisesti omalla vastuualueellaan.

– Valtuuttakaa muutokseen, älkää mikromanageeratko. Kun ihmisille osoittaa luottamusta ja antaa valtaa, he täyttävät saappaat ja puhkeavat kukkaan.

Katso tallenne Maria Ekrothin esityksestä Poweria työelämään -hankkeen loppuseminaarissa 22.11.2022 (Youtube): https://www.youtube.com/watch?v=TjOt-NcG56U

*  *  *

Pirkanmaan ELY-keskuksen Poweria työelämään -hanke on Työterveyslaitoksen TYÖ2030 -ohjelman Pirkanmaan aluehanke.

Hankkeessa uudistetaan yrityksiin kohdentuvaa verkosto- ja hanketyötä, ja autetaan työpaikkoja ottamaan käyttöön ja hyödyntämään digitalisaation tuomat mahdollisuudet työhyvinvointia ja kilpailukykyä vahvistavalla tavalla. Hankkeessa kehitetään ja lisätään työelämäosaamista, yhteistyötä ja vaikuttavuutta.

Lisätietoa Poweria työelämään -hankkeesta

Teksti: Hybridiviestintä Effet Oy