Tietosuojaseloste

Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §
Laatimispäivä 1.2.2019

1. Rekisterinpitäjä

Uudenmaan elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus, Kotoutumisentukena (AMIF) -hanke
PL 36, 00520 Helsinki

Hankkeen keston ajan 1.2.2019 – 31.12.2020 rekisteristä vastaa hankkeen projektipäällikkö Milla Mäkilä, puh. 0295 021 060, [email protected]

Hankkeen päättymisen jälkeen henkilörekisteristä vastaa: Uudenmaan elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus, puh. 0295 021 000 (vaihde), [email protected]

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Milla Mäkilä
Opastinsilta 12 B (PL 36) 00520 Helsinki
puh: 0295 021 060, [email protected]

3. Rekisterin nimi

Kotoutumisentukena (AMIF) -hankkeen henkilörekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kotoutumisentukena (AMIF)-hankkeessa kehitetään kotoutumista edistävien järjestöjen ja viranomaisten yhteistyötä alueellisesti sekä toimijoiden valtakunnallisen verkkoyhteisön muodostavaa kotoutumisentukena.fi -verkkopalvelua. Hankkeessa kerätään tietoa mm. sähköisillä kyselyillä ja haastatteluilla, järjestetään koulutuksia, konsultaatioita ja työpajoja sekä jaetaan tietoa esimerkiksi uutiskirjettä julkaisemalla. Toiminnassa muodostuu henkilörekistereitä, joiden käsittely perustuu hankkeen tavoitteiden toteutumisen seuraamiseen ja todentamiseen, asiakassuhteen hoitamiseen, rekisteröidyn suostumukseen tai rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Pääsy rekisterin tietoihin on vain niillä henkilöillä, joilla se on tarpeen työtehtävien hoitamiseksi. Tämä Kotoutumisentukena (AMIF) -hankkeen henkilörekisteri ei koske kotoutumisentukena.fi -verkkopalvelua, jolla on oma tietosuojaselosteensa.

Lisäksi Kotoutumisentukena (AMIF) -hankkeella on EU-rahoitusta saavana projektina velvollisuus kerätä hankkeen toimintoihin osallistuneista henkilöistä osallistujaluetteloita, jotka osallistujat henkilökohtaisesti allekirjoittavat. Niiden avulla todennetaan hankkeen kulujen tukikelpoisuus sekä tarvittaessa myös hankkeen työskentelyn kohteena olleiden henkilöiden kuuluneen hankkeen kohderyhmään (Turvapaikka-, maahanmuutto- ja kotouttamisrahasto, AMIF, asetus N:o 516/2014). Mahdollisia EU komission tarkastuksia varten kyseisiä tietoja on säilytettävä 10 vuotta hankkeen viimeisestä maksatuspäätöksestä.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää seuraavanlaisia käyttötarkoituksen mukaisia tietoja:

• sähköpostilista uutiskirjeen lähettämistä varten (sähköpostiosoite)
• osallistujaluettelot hankkeen järjestämiin koulutuksiin, seminaareihin, tapahtumiin, työpajoihin ja kokouksiin osallistuneista henkilöistä (nimi, allekirjoitus, työnantaja tai taustayhteisö)
• ilmoittautumistiedot koulutuksiin, työpajoihin ja muihin tapahtumin (nimi, sähköposti, puhelinnumero, työnantaja tai taustayhteisö, titteli ja ruokavalio)

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tietolähteinä ovat rekisteröidyt henkilöt itse.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Kerätyt henkilötiedot ovat rekisterinpitäjän sisäiseen käyttöön, eikä niitä luovuteta kolmannelle osapuolelle. Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja kulloinkin voimassaolevan henkilötietolain mukaisesti.

Rekisterinpitäjä on sitoutunut suojaamaan rekisteröityjen henkilöiden yksityisyyttä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679), Henkilötietolain (523/1999), Julkisuuslain (621/1999) ja Tietoyhteiskuntakaaren (917/2014) sekä muun soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

Tietojen käyttöön ovat oikeutettuja vain ne Kotoutumisentukena (AMIF) -hankkeen työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä kyseisiä tietoja.

Osallistujalistoja voidaan luovuttaa rahastoasetuksen (Turvapaikka-, maahanmuutto- ja kotouttamisrahasto, AMIF, asetus N:o 516/2014) tarkoittamia tarkastuksia varten niille viranomaisille, joilla on siihen laillinen oikeus.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Ei luovuteta.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

A Manuaalinen aineisto

Keräämme vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä ja tarpeellisia käsittelytarkoituksen ja hankkeen valvonnan kannalta. Tietoja ei kerätä eikä säilytetä suurempia määriä eikä kauemmin kuin on tarpeellista kyseiseen tarkoitukseen.

Manuaalinen aineisto säilytetään Uudenmaan ELY-keskuksessa mapitettuna lukitussa arkistokaapissa. Manuaalisesta aineistosta vastaa hankkeen päättymisen jälkeen Työllisyys-, työvoiman kehittäminen ja kotouttaminen -yksikön yksikönpäällikkö.

Toimitilat ovat lukittuja ja niissä on asianmukainen kulunvalvonta (lukitukset, henkilökohtaiset kulkutunnisteet, avaimet, aulavalvonta).

B ATK:lla käsiteltävät tiedot

Henkilötietoja sisältävä aineisto on suojattu asianmukaisin teknisin ratkaisuin ja pääsy henkilötietoihin on vain Kotoutumisentukena (AMIF) -hankkeen työntekijöillä, jotka työtehtävänsä hoitamisessa tarvitsevat tietoja.

Tietoihin, ohjelmiin ja järjestelmiin pääsy on rajattu vain tehtäviä hoitaville henkilöille teknisin keinoin (käyttäjätunnukset, salasanat).

Suojaamme internetyhteyden jonka välityksellä henkilötietoja käsitellään (https)

Rekisteritietoja säilytetään tietokannoissa (Surveypal, Webropol) erillisten palveluntoimittajien kanssa tehtyjen sopimusten perusteella. Palveluntoimittajat säilyttävät rekisterien varmuuskopioita lukituissa ja varmennetuissa tiloissa.

Rekisterinkäyttäjät ovat salassapitosopimuksen alaisia ja eivät näin ollen saa luovuttaa käsittelemäänsä tietoa eteenpäin.

10. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen henkilötiedon korjaamista sekä itseään koskevien tietojen poistamista rekisteristä. Rekisterinpitäjän on korjattava asianomaisen osoittama virheellinen tieto henkilötietorekisterissä. Rekisterinpitäjällä on myös omatoimisen toiminnan kautta velvoite tarkastaa tietojen asiallisuus ja ajantasaisuus rekisterissä. Henkilötietoja koskeva korjaus‐ tai poistopyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä, automaattista päätöksentekoa ja profilointia.

Kotoutumisentukena (AMIF) -hanke säilyttää rekisterin tietoja tarpeellisen ajan. Henkilön tiedot poistetaan, jos asianomainen itse lakiin perustuen vaatii poistamaan häntä koskevat tiedot. Tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos laissa määrätään eri tavalla tai toimivaltainen viranomainen on käynnistänyt prosessin, joka edellyttää Kotoutumisentukena (AMIF) -hanketta säilyttämään tietoja tai muu taho on hakenut Suomen oikeudelta turvasuojaamispäätöstä tiedoille.

Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden päivittää ja muuttaa tietosuojaselostetta. Lainsäädännön niin vaatiessa ilmoitamme siitä rekisteröidyille.