ELY-keskuksen asiantuntijoiden viestintävinkit: maaseutuasiantuntijoiden vinkit tapahtumaan valmistautumiseen (Pohjois-Savo)
Tässä juttusarjassa Pohjois-Savon ELY-keskuksen asiantuntijat kertovat kokemuksistaan erilaisissa viestintätilanteissa ja jakavat parhaat viestintävinkkinsä muille. Näin kannustamme asiantuntijoita hyödyntämään erilaisia tapoja tarjota tietoa asiakkaille ja osallistua keskusteluun.
Juttusarjasta löydät asiantuntijoiden kokemuksia ja vinkkejä esimerkiksi lehti- ja tv-haastatteluihin ja sosiaalisen median käyttöön. Toivomme, että näitä vertaisvinkkejä voi hyödyntää myös talomme ulkopuolella ja että ne innostavat kokeilemaan rohkeasti eri tapoja viestiä.
Tässä osassa Pohjois-Savon ELY-keskuksen maaseutupuolen asiantuntijat Eija Eskelinen, Eija Äärilä, Henna Huovinen, Juha Ikäheimo, Juha Kaipiainen ja Merja Korhonen kertovat tapahtumaan osallistumisesta.
Tapahtumassa tehtiin maaseutua ja ELY-keskuksen työtä tutuksi
Pohjois-Savon ELY-keskus osallistui elokuussa 2017 jo perinteeksi muodostuneeseen SATOA - Food Festival ja Elonkorjuu -tapahtumaan Kuopiossa. SATOA-tapahtumaa on rahoitettu ohjelmakaudella 2007-2013 maaseutuohjelmasta, joten osallistuminen tapahtumaan oli luontevaa.
Osallistuimme tapahtumaan, koska halusimme tuoda Pohjois-Savon maaseutua ja sen meille tuottamaa ruokaa tunnetuksi, sekä myös hieman virkamiestyötä lähemmäs alueen asukkaita. Samalla tavoitteena oli saada kertoa rennolla otteella Pohjois-Savon maaseutusuunnitelmasta tapahtuman kävijöille.
Tarjolla asiantuntemusta ja hauskaa tekemistä
Kuopion torille tuotiin ELY:n oma teltta, joka sijoittui lähelle muita maaseututeemaisia standeja, kuten MTK Pohjois-Savoa ja Ponssea. Sisäänvetona tapahtumassa käytettiin viljan arvauskisaa, jossa palkintoina oli paikallisia herkkuja (maaseuturahastosta tukea saaneilta yrityksiltä tietenkin). Viljan arvauskisa herätti suurta kiinnostusta ja arvontalipukkeita kerättiin 600 kappaletta.
ELY:n teltassa kävijöillä oli myös mahdollisuus kuvauttaa itsensä maaseutumaisemassa maaseutuverkoston tarjoamalla MyPose-kuvauskioskilla ja osallistua kisaan jakamalla kuvaa sosiaalisessa mediassa. Palkintona kuvakilpailussa oli hunajapalkintoja paikalliselta hunajan tuottajalta.
Asiantuntijoiden rooli teltalla oli olla esillä positiivisella otteella. He myös vastailivat tarvittaessa yksityiskohtaisempiin kysymyksiin alueemme maaseudusta ja maaseutuohjelmasta.
Mieti hyvissä ajoin, mitä tapahtumassa halutaan viestiä
Aloimme valmistautua tapahtumaan huhti-toukokuussa. Suurempiin tapahtumiin valmistautuminen kannattaa aloittaa hyvissä ajoin ja miettiä, mitä tapahtumassa halutaan viestiä. Suunnittelimme porukalla, millaisella kärjellä torille lähdemme ja jo alussa olimme sitä mieltä, että roolimme on kertoa rennolla otteella maaseudusta tapahtuman kävijöille. Viestimme myös etukäteen tapahtumaan osallistumisesta Instagramissa ja Twitterissä.
Koska halusimme näkyä myös visuaalisesti, suunnittelimme ja teetimme kolme infotaulua alueemme maaseudun vahvuuksista: maito, marjat ja naudanliha. Nostimme juuri nämä kolme asiaa esille, koska halusimme herätellä tapahtumassa kävijöitä siihen, että Pohjois-Savon maaseutu perustuu juuri näihin vahvuuksiin.
Kannattaa myös miettiä, millä saa kävijöiden mielenkiinnon. Yleisimpien viljojen arvauskisa herätti yllätykseksemme suurta kiinnostusta. Koska maaseutuverkosto tarjoaa erilaisia viestintämateriaaleja ja vuonna 2017 tarjolla oli MyPose-kuvauskioski, otimme myös sen käyttöön teltalle. Saimme itse suunnitella MyPoseen maaseutuaiheisen taustan.
Jaa vastuu – mutta muista myös joustaa
Tapahtuman koordinoijaksi kannattaa valita 1-2 henkilöä, joilla on langat käsissään. Aikatauluta tapahtuma, varsinkin muutaman päivän pituisissa tapahtumissa. Koska tapahtumaa ei yksin luoda, niin on tärkeää, että asiantuntijat sitoutetaan ja jokaiselle valitaan vastuut tapahtumassa (ei pidetä kuitenkaan vastuista kiinni tiukkapipoisesti). Kannattaa ottaa huomioon myös se, että kaikenlaisia kommelluksia matkan varrella sattuu. Tärkein ja antoisin asia tapahtumissa on onnistumisen tunne ja yhteishenki!
Tapahtuma sujui hyvin ja tavoite täyttyi
Tapahtuma sujui kiireisesti, mutta tunnelma teltalla oli leppoisa. Mielestämme yhteishenki paranee tapahtumien järjestämisessä ja niihin osallistumisessa paljon.
Koimme, että tavoitteemme tapahtumaan osallistumiseen täyttyi. Halusimme tuoda esiin pohjoissavolaista ruokaa ja maaseutua, eli mistä ruoka oikeasti tulee. SATOA ja Elonkorjuu -tapahtumassa tavoitettiin hyvin alueen asukkaita sekä sidosryhmiä ja toivottavasti jäimme kävijöille mieleen. Loppujen lopuksi alueemme maaseutuohjelmasta ei kerrottu kovin paljoa, mutta tiesimmekin, että tapahtumassa kävijöitä kiinnosti enemmän paikallinen ruoka.
Kuusi vinkkiä muille
- Mieti, mitä haluat tapahtumaan osallistumisella saavuttaa
- Aloita tapahtumaan valmistautuminen ajoissa!
- Valitse tapahtuman vastuuhenkilö
- Aikatauluta tapahtuma. Sitouta ja jaa asiantuntijoille vastuita
- Yhteistyössä on voimaa, joten ota rento asenne!
- Lopuksi, mieti saavutettiinko tapahtuman tavoite
Juttusarjan muut vinkit
Maahanmuuttopäällikkö Lisbeth kertoo vinkkinsä lehtihaastatteluun
Hydrobiologi Veli-Matti kertoo vinkkinsä radio- ja TV-haastatteluihin
Johtava vesitalousasiantuntija Tuulikki kertoo vinkkinsä Twitteriin
Luonnonsuojelun ylitarkastaja Anne kertoo vinkkinsä Instagramiin